Quando estamos seguindo por um caminho já conhecido a tanto tempo, fica difícil enxergar alternativas dentro da mesma rota. A burocracia no setor público é exatamente esse lugar comum que os gestores tendem a se perder – ou se frustrarem – sem conseguir recalcular a rota de uma forma mais honesta e produtiva, afinal de contas, a burocracia veio para ficar.
A solução para contornar esse problema dentro de tantas rotas do serviço público, seja a frente do gestor, servidor ou cidadão, é saber de fato quando é fundamental ignorar a burocracia. Essa foi uma das dicas que Sandra Naranjo Bautista, CEO e fundadora da Better Govs, passou no seu texto publicado no Apolitical.
Esse recálculo de rota que estamos dizendo, segundo Sandra, acontece com a mudança de mentalidade sobre a burocracia. “O que não precisa ficar são os obstáculos habituais da burocracia, o tempo excessivo que pode levar para fazer as coisas acontecerem. Embora às vezes nós, como funcionários públicos, critiquemos o sistema, somos o sistema e podemos torná-lo melhor, mesmo que seja um de nós por vez.”
Para Sandra, a única forma efetiva de aprender a transitar em novas rotas da burocracia é entendê-las perfeitamente, só assim torna-se possível criar uma oportunidade de enxergar novas alternativas para melhorá-las. Confira abaixo as três etapas de mudança que ela mesma aplicou para superar procedimentos defasados, resolver problemas e implementar novos projetos com sucesso!
1- Compreenda a si mesmo e ao sistema
Parece brincadeira, mas não é! Antes de tentar consertar o sistema veja se o compreende. Muitas das melhorias partem de pessoas que tentam melhorar algo que elas mesmas nem entendem tão bem. “Como as coisas funcionam da maneira que funcionam e, mais importante, por quê. Você só precisa identificar o propósito que está servindo”, afirma a CEO.
Entenda qual é o fluxo de trabalho do problema que está tentando resolver, faça um mapeamento dos projetos e, se for melhor visualmente, crie um diagrama para conectar todas as interações/conexões que aquela rota está formando diante dos seus olhos. Como a própria Sandra cita, “pense nas pessoas que estão envolvidas, a interação entre os agentes, quem são os autorizadores e qual é a sequência atual de eventos. Em seguida, descubra quais são os recursos necessários em cada etapa, qual é o tempo que cada etapa leva e por quê”.
2- Saiba transitar pela fluxo, esteja presente
Após ter feito o mapeamento, Sandra sugere que o gestor transite nesta rota como um usuário e como um back-end para identificar se todas as etapas que desenhou anteriormente estão fazendo sentido “na vida real” das duas perspectivas. “Para o back-end, por exemplo, o que eu fiz antes foi me encontrar com a pessoa que estava fazendo aquela parte específica do processo (dentro do ministério) e sentei com ela enquanto replicavam o procedimento, estava lá quando eles clicaram no sistema”, comenta.
Ela ainda compartilha a sua própria experiência em estar presente nos mínimos detalhes. “O que aprendi é que, se pedisse a alguém que me dissesse como fazer isso, perderia informações valiosas. Quando você tem uma tarefa repetitiva a fazer, às vezes omite os detalhes de como ela funciona porque é um hábito para você. Como diz o velho ditado, o diabo está nos detalhes, você quer ter certeza de que conhece todos eles”.
